Belege digital ablegen: der Beleg-Ordner nach Monat

Was in den Beleg-Ordner gehört

Der Beleg-Ordner ist für alles, was deine Steuerberatung jeden Monat haben will: Rechnungen von Lieferanten und Tools, Quittungen, Konto- und PayPal-Auszüge, Verträge. Lädst du Belege gleich beim Eingang hoch, ist der Monat am Ende vollständig und du musst nicht in Postfächern suchen.

Die Schritte in Merchavio

Bildschirmfotos aus Merchavio mit Beispieldaten. Der farbige Rahmen zeigt, wo du klickst.

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   Buchhaltung öffnen

   Öffne Bookkeeping (in der Seitenleiste unter Mehr). Der Tab Receipts zeigt das Jahr mit einem Feld je Monat; Monate mit Belegen sind hervorgehoben.

   
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   Monat öffnen

   Klick auf einen Monat in der Liste oder auf sein Feld oben. Der Monat klappt auf und zeigt die Ordner Income, Expenses und For the tax advisor sowie deine eigenen Ordner.

   
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   Beleg hochladen

   Öffne einen Ordner und klick an seinem Ende auf Datei hier ablegen. Erlaubt sind PDFs und Bilder bis 25 MB. Bei Income und Expenses trägst du danach Lieferant, Bruttobetrag, Steuersatz und Kategorie ein, bei For the tax advisor nur eine Bezeichnung.

   
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   Beleg finden und korrigieren

   Klick auf einen Beleg, dann siehst du ihn rechts mit allen Angaben, oder nutze das Suchfeld. Zum Korrigieren klickst du oben rechts auf Edit und dann auf den Wert in der Vorschau; Fertig beendet den Bearbeiten-Modus.

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   Monat als ZIP herunterladen

   Das Download-Symbol in der Monatszeile lädt den Monat als ZIP-Datei: alle Belege in ihren Ordnern und dazu Übersicht.csv mit Datum, Lieferant, Kategorie, Betrag, Steuersatz und den Summen für Einnahmen, Ausgaben und Saldo. Die Tabelle öffnet sich direkt in Excel.

   

Tipps aus der Praxis

• Kontoauszüge eindeutig benennen. Steht „Kontoauszug“ oder „bank statement“ im Dateinamen oder in der Bezeichnung, erkennt Merchavio den Auszug. Erst dann kann deine Steuerberatung den Monat herunterladen.
• Eigene Ordner für wiederkehrende Themen wie Reisekosten anlegen. Im ZIP bleiben die Belege in diesen Ordnern; ob sie Einnahme oder Ausgabe sind, steht in der CSV.

Typische Fehler

• Nettobetrag eintragen. Merchavio fragt nach dem Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer; der gewählte Steuersatz bestimmt die Vorsteuer.
• Dieselbe Rechnung doppelt hochladen. Eine zweite Kopie (gleicher Lieferant und Betrag innerhalb von drei Tagen) blendet die Liste aus; sie erscheint nur im Modus Edit, wo du sie löschen kannst. Merchavio löscht nichts automatisch.

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